こんにちは！
すあんです。今日も模索していきます🙂
今日は仕事にもプライベートにも使える
効率化のテクニック３つをご紹介しますね。
アナタは会社でお仕事しているときに「なんか効率よくできてないな…」
と思うことはありませんか？
僕もよくあります。笑
最近、ちょっと効果的かも、と思ったテクニックがあったので、紹介しますね。
- シングルタスク処理で進める。
- タスクは細かく、小さく区切る。
- 時間を区切る。
ではひとつずつ見ていきましょう！
お仕事を効率良く進めるために重要なこととは
まとめると、この３つ。
シングルタスク処理・内容精査・時間管理。
仕事を進める時はシングルタスクで！
まずひとつ目。
仕事を進めるときにはシングルタスクがオススメです。
資料を作成しているときに、ふと返信を待っていたメールが気になって、メールを開く。
気になっていたメールはなかったけど、別のメールが気になる。
ズルズルとメールを見ていて気がついたら資料が何も進んでない…。
みたいなことってありませんか？
インターネットで調べごとをしていたら
全然違う記事が気になってつい読みふけってしまったり。
下手するとSNSや趣味関係のページを見てしまったり…。
インターネット広告はユーザーに寄せてくるので
誘惑も多いですね。
とにかく
「別の作業の途中で何かをする」のは良くない。
人間の脳は基本的にマルチタスクは苦手らしい。
少なくとも僕は苦手。
結局、シングルタスクの切り替えをしているだけなんですよね。
メールをチェックして、返信するなら、“それだけに集中して終わらせる”。
資料を作成するなら、“それだけに集中して終わらせる”。
とにかく、“それだけに集中して終わらせる”。
終わらせるまでは他に移らない。
終わらないくらいのボリュームの仕事はやる前の精査、やるべきことの整理ができないことを疑う。
僕はこれをイメージするとき、バラバラに手を広げるのではなく、一つ一つを垂直に積み上げて進めるイメージを意識しています。
こんな風にバラバラに手を広げるのではなく、垂直に積み上げていくイメージで仕事を進めることを「エッセンシャル思考」と言ってまとめた本が出版されています。
ブログの記事に感想を書いてみたので興味ある方はぜひ読んでみてください
読みやすい漫画版もありますよ
タスクは細かく、小さく区切る。
- 重要な案件の資料作成を任された！
- 重要な社内会議のプレゼンを控えている！
- 大規模な開発案件の進捗管理をしないといけなくなった！
…書いてるこちらも、気後れしそうですね。
こういう
“負担が大きいもの”
“対応に時間がかかりそうなもの”
ものの対処はどうするか？
答えは、「タスクを細かく砕く」
です。
資料作成で言えば、
- ざっくりと大筋の内容を紙に書く
- データを集める
- いつに何をやるか予定を立てる
もっと細かく砕いて、
- 内容を書くためのノートを開く
- ペンを持つ
- 大筋をまとめるためのツリー図を書く
くらいまで細かく砕いてもOK.
どうでしょうか？
これくらいなら
すぐにやれそうな作業ですよね。
そうです。
あ、これくらいならすぐにやれそう！
のレベルまで砕いてタスクにします。
それの積み重ねで
ゴールにたどり着ける。
「えー。そっちの方が面倒だな…」
と思われるかもしれませんね。
でも、やることが曖昧なまま
ボリュームはよくわからないけど、
なんとなくすごく大きなタスクがある
という状態よりも
細かいタスクに切り分けて一つ一つ片付けて行くほうが頭と心の負担の軽減になるのでは、と。
人間はとにかく
「前進している実感があると喜ぶ性質」がある。
例えばiPhoneのヘルスケアアプリ。
毎日◯◯歩歩いた、という進捗がグラフで出ますよね。
グラフが出ることで、
「お！今月はいつもより歩いたな！」
「今月◯◯歩くらい歩いてるから、来月はもっといけるかも！」
みたいにちょっと前向きになったり、楽しくなったりしませんか？
時間を管理するお仕事テクニック
ポモドーロ・テクニックという名前を聞いたことはありますか？
パスタの作り方ではありませんよ。笑
タイムマネジメントの一種です。
時間区切りで作業するテクニックの一種です。
なんで”ポモドーロ・テクニック”という名前かというと、考案した方が子供のころに使っていた
トマト型のキッチンタイマーが由来だそうです。
今日から始める生産性アップ術。ポモドーロ・テクニック再入門ガイド | ライフハッカー［日本版］ https://www.lifehacker.jp/2014/07/140714pomodoro.html
で、具体的にどうするかというと、
- 25分、超集中して作業
- 5分休憩
- また25分、超集中して作業
- 4回繰り返して合計2時間になったら、3０分休憩
これを繰り返すだけです。
カンタンですね。
細かいルールはいろいろあるみたいですが、重要なのは「25分、超集中して作業、5分休憩」の
サイクルで作業すること。
“超”集中して作業する、もポイントですね。
ただなんとなく、その時間仕事をやれば良い、というわけではないです。集中しましょう。
このペースで作業すると疲れ切る前に休憩が入るので
逆に長時間集中して作業ができるということです。
だらだらと１時間、２時間作業するより、
集中して短時間で作業をする方が
作業効率は良いですよね。
3つのお仕事効率化テクニック、実際試してみた感想
ぶっちゃけ、僕は集中力が無い方です。笑
子供のころから「落ち着きがない」とよく言われました。
なので、集中して作業する環境を作るのはとても大切なのです。
PCで仕事をしていると、どうしても
他の業務や調べ物などに気を取られて、一つの作業に集中できないことがよくあります。
あっちもこっちも、と
作業してたら
どれも中途半端なまま一日が終わる。
みたいな。
これでは良くないと思って、この３つのテクニックを意識するようになりました。
まだまだ試行錯誤中ではありますが、とにかく
一つの仕事に対して細かく区切って、
シングルタスクで、
時間も区切る、
で作業を進めてみたところ、思ったより捗りました。
特に最近、これは効果的かも、と思ったのはシングルタスクですね。
シングルタスクを強く意識して仕事をしてみたら、予想していた時間よりも作業が捗った印象があります。
ポイントはシングルタスクを強く意識することです。
他は一切やらない、考えない、同僚から声かけられても、「ちょっとまって！」と待ってもらう。
電話も出ない。
印象悪いかもしれませんが、これはもう仕方ないと割り切りました。
改めて思うのは、僕の場合、自分のタスクを工夫するよりも、
いかに妨害要素を排除するか
これが重要なことがよくわかりました。。
まとめ：細かい作業に小分けして時間を区切って集中してやる！
というわけで、作業を効率良く進める３つのテクニックでした。
繰り返しになりますが、作業を効率よく進めるには
- シングルタスク処理で進める。
- タスクは細かく、小さく区切る。
- 時間を区切る。
ところで
ちょっとおもしろかったのがこれらを意識してみると集中を妨げる要素も見えてくるんですよ。
自分が何にジャマされてしまうかがわかれば、さらに集中できそうですね。
外的要因はなるべく排除しつつ、自分で努力できるところは工夫してみる。
毎日の仕事を効率よく進められなくて困っているアナタ。
お試しあれ😀
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興味があればぜひご覧くださいね！
いろいろ工夫しても
全然仕事効率化できない…。というアナタ。
それは職場とアナタがミスマッチを起こしているのかもしれません。
そういうアナタは転職や他のキャリアパスを一度考えてみるのもアリですよ。
