こんにちは。
すあんです。
今日も模索していきましょう🙂
アナタは人に物を伝えるときに、上手く伝えられていますか？
漏れがあったり、脱線、迷走したりしていませんか？
僕はたまにあります。笑
今日は聞いた話や指示を誰かに説明したりするときに、役に立つ手法、PREP法とホールパート法についてお話したいと思います。
人に話すときの手法「PREP法」と「ホールパート法」
何かを誰かに話したいときに頭の中でまとまっていないと抜け漏れ、重複、話の脱線や迷走してしまうことってありますよね。
わかりやすく人に伝えるのって、けっこう難しい。
話を上手に、わかりやすくまとめる方法があるので、それをご紹介しますね。
PREP法
PREP法という名前を聞いたことありますか？
これは話をするときに
R：その理由を話す。（Reason）
E：例えや、事例を話す。（Example）
P：最後にもう一度ポイントを言う。（Point）
という順序で話す、ということです。
英語表記の頭文字をとって、PREP法ってことですね。
では例を見ていきましょう！
例：
「仕事をするときは、優先順位を付けてやりましょう」
ということについて話すときを例にしてみます。
仕事をするときは優先順位を付けてやりましょう。
なぜなら、優先順位をつけずになんとなくで進めていると、一日の時間を上手く使えず、終わらない業務が出たり、必要のない業務に無駄に時間を使ったりすることがあるからです。
例えば、期日までにまだ余裕がある事務仕事があり、それを先にやってしまう。
しかし、実は明日お客様に提出する資料があって、夕方までそれが全く手付かずになって残業になってしまった…。
みたいなことってありませんか？
この場合なら先に資料作成をやって、事務仕事をあとにすれば残業せず帰宅できたかもしれませんね。
このように仕事に優先順位をつけるのは大切です。
という感じですね。
“話のサンドイッチ構造”ですね。
話の流れとして自然でわかりやすいのではないでしょうか。
これを仮に、まとめずに思いつきで
話し始めてしまうと、どうなるか。
気づいていませんでした。
そのため急いで取り掛かったのですが、業務時間内に間に合わず、残業することになってしまいました。
こんなことがあったので、仕事をするときは優先順位を付けて取り組むことが重要だと思います。
という風になるでしょう。
これ、上にあるように文章で読んでいるとまだわかるかもしれませんが、
実際、この話を目の前でされたときは多分「～残業することになってしまいました。」あたりで
「なんの話をしてるのかな？」と思われてしまいそうです。
結論や要点がが見えない話って聞いてる側からすると結構なストレスになることがあります。
なので、最初に結論や要点を言うPREP法で話すと、「あ、〇〇の話をするんだな」
という前提で相手は話を聞くことができますし、こちらもその前提で話をすることができます。
共通認識を持って話ができるわけです。
これはお互いにとってメリットでしょう。
具体的なケースとしては、
新しい情報や手法を誰かに説明する時。
- 「業界でこのような動きがあり、当社は○○をすべきだと考えます」
- 「その理由は過去、業界でこのような動きがあった時、□□になったからです」
- 「具体的には△△社の例がまさにそれで、損失補填のため△△社は大規模なリストラを行いました」
- 「だからそれを避けるため当社は○○をすべきだと私は考えます」
ホールパート法
これは伝えたいことを話すときに、複数の要素に区切って話す方法です。
使いやすいパターンとしては、伝えたいことがあり、その理由や根拠を説明したい時。
まず最初に主題についてを言い切る。
その後で
その根拠となるポイントを1つずつ説明していく方法です
例えば読書が好き、ということをホールパート法で話してみましょう。
理由は3つあります。
本の世界に没入することで気分転換になるからです。
という感じです。
これもなんのまとまりも無く、話し始めると、
本の世界に没入することで気分転換にもなります。
あと、同じ本が好きだった人が見つかったとき、話が盛り上がるコミュニケーションツールにもなるので、僕は本を読むのが好きなんです。
と、文章で読んでるとそんなに違和感ないかもしれませんが、実際に会話してる時をイメージして下さい。
聞いている途中で
「この人、何が言いたいのかな・・？」
と思ってしまいそうです。
ホールパート法も
やはり結論が最初に来るので
なんの話をしているのか
最初から「本が好きで、その理由を伝える、聞く」という
共通認識を持って話ができますよね。
実際に使いやすいケースとしては面接。
「私が御社を志望したのは○○だったからです。その理由は具体的には3つありまして…」
みたいな感じです。
PREP法とホールパート法。説明に使ってみて実際どうなん？
僕はこの話の仕方を意識するようになってから話が迷走しづらくなりました。
職場で朝の朝礼やるのですが、PREP法とホールパート法を意識して話すと、こんな効果がありました。
- 何を言いたかったのか話がしやすくなった。
- 万が一、話が迷走しても軌道修正できる。
率直に言って、僕は人に話すのはめっちゃ苦手です。笑
ほんとになんで
こんなに苦手なんだろうってくらい
苦手ですが、おかげさまでちょっと光が見えました。
話すときだけでなく、話す内容をまとめるときにも
この枠組を頭に浮かべてまとめると、スムーズにできるようになったのは思わぬ副産物でした。
「人に伝えるの苦手！」と思っているそこのアナタ。PREP法とホールパート法、ぜひお試しください。
というわけで、伝えるとき、話すときのテクニック、PREP方とホールパート法でした。
アナタも
朝のスピーチ、お客様への提案、学校での発表などでも
意識してみると良いかもしれません。
ちなみにですが、一度や二度やってみて、「上手くいかないな・・」
と思わず、続けてみてくださいね。
ホントこういうのも筋肉と一緒で、続けて練習しないと身につかないのです。
僕もまだ修行中なので、一緒にがんばりましょう。笑
話すことに苦手意識がある方はこのPREP法とホールパート法を意識して話をすることで、苦手意識が低減できるかもしれませんよ。
ぜひお試しくださいね🙂
